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워크스페이스 활용
기존 문서를 다른 멤버에게 공유하는 기본 방법부터 사례별 예시를 모아봤어요. 기업 상황에 맞게 워크스페이스를 더욱 잘 활용해 보세요!
역할/권한 세부 설정
역할 생성 시, 역할별 필요한 권한을 세부 설정할 수 있습니다.문서 작업 권한 관리 (권한 부여)
담당자 부재 시에도 문서 업무가 중단되지 않도록, 문서 요청 및 관리 권한을 다른 멤버에게 일정 기간 부여할 수 있습니다.사인/도장 공유
조직 내 사인 및 도장을 생성하고 멤버들과 공유할 수 있으며, 멤버들이 특정 사인 및 도장만 이용하도록 통제할 수 있습니다. ※ 사인/도장 공유 기능은 공용 워크스페이스 기능을 이용 중인 TEAM/TEAM PRO/맞춤형 요금제 고객만 이용 가능합니다. 공용 워크스페이스 내 사인/도장 등록 방법 사인/도장의 [만들기] 권한이 있는 경우, 사인 및 도장을 생성할 수 있습니다. 1. 상단 '서명 요청' 메뉴 > 좌측의 [사인/도장] 메뉴를 클릭합니다. 2. 우측 상단의 [사인 등록] 또는 [도장 등록]을 클릭하여 공용 워크스페이스에서 사용할 사인/도장을 추가합니다. 2. 공용 워크스페이스 내에서 사용할 전자 도장을 직접 만들거나 도장 스캔 파일을 업로드한 후 [입력하기]를 클릭합니다. 3. 해당 도장의 이름과 설명을 입력한 후, [입력 완료]를 눌러 사인/도장 생성을 완료합니다. - 도장의 이름은 30자 이내로 입력 가능합니다. - 설명 입력란은 선택사항이며, 100자 이내로 입력이 가능기존 문서/템플릿 공유
기존 문서 공유 방법 [문서 공유] 권한이 있는 경우, 자신이 조회할 수 있는 문서들에 한해 멤버 혹은 그룹에게 공유 설정을 할 수 있습니다 1. 문서함에서 공유할 문서를 선택한 뒤 [공유] 를 진행합니다. - 여러 건 문서 공유 - 공유할 문서를 모두 선택 > 상단에 활성화되는 메뉴 중 [일괄 공유]를 클릭합니다. - 단건 문서 공유 - 해당 문서 우측의 더보기 [...] 를 클릭 > [공유] 를 클릭합니다. - 혹은, 문서 목록에서 '공유됨' 영역을 클릭하면, 공유 대상의 추가 및 삭제를 바로 진행할 수도 있습니다. 2. 해당 문서를 공유할 멤버 혹은 그룹을 선택한 후 [공유]를 클릭합니다. [일괄 공유] 진행 시, 기존 공유 대상도 리셋되기 때문에 공유가 필요한 모든 계정을 포함해 주세요. - 기존 공유 대상: 홍길동 - 추가할 공유 대상: 이모두 → 일괄 공유: 홍길동, 이모두 모두 선택 후 [공유] 진행 템플릿 공유 방법 [템플릿 공유] 권한이 있는 경우 공유하고 싶은 멤버워크스페이스 내 라벨 활용
라벨은 문서를 체계적으로 분류하여, 관리와 검색을 용이하게 하는 기능입니다. - 단, 라벨 공유와 문서 공유는 별개의 설정입니다.특정 라벨의 이용 권한이 없더라도, 해당 라벨이 설정된 문서를 공유받은 경우에는 문서를 조회할 수 있습니다. (자세한 라벨 이용 방법 확인하기> ) 워크스페이스 라벨 설정하기 1. 문서함 메뉴 > 라벨을 설정할 문서를 선택합니다. - 한 문서에 여러 라벨을 설정할 수 있습니다. - 선택 후 상단에 활성화되는 메뉴 중 [라벨]을 클릭합니다. 3. 문서에 설정할 라벨의 이름을 검색하거나 스크롤 하여 원하는 라벨을 선택 후 [적용]을 클릭합니다. 4. 원하는 라벨이 없는 경우, 하단의 [새 라벨] > 라벨의 이름과 설명 입력 후 라벨을 생성할 수 있습니다. - 템플릿 메뉴에서도 위와 동일한 순서로 템플릿 라벨 설정을 진행하거나, 새 라벨을 생성할 수 있습니다. - 문서함과 템플릿 메뉴는 라벨을 공통으로 사용합니다. 본인이 만든 라벨의 보기 제한을 설정할 수 있습최고 관리자 계정 변경
최고 관리자가 직접 최고 관리자를 변경할 수 있으며, 해당 방법을 통해 기업 계정의 대표 이메일을 변경할 수 있어요.개인/공용 워크스페이스 문서, 템플릿 이전
개인/공용 워크스페이스 간 문서, 템플릿을 이전할 수 있습니다.문서 자동 공유/기존 문서 공유 FAQ
개념 설명 문서 자동 공유 (매뉴얼>) 멤버가 앞으로 요청할 문서가 항상 공유되어야 하는 대상을 지정해 자동으로 공유될 수 있게 하는 기능입니다. 기존 문서 공유 (매뉴얼>) 자신이 조회할 수 있는 문서들에 한해 멤버 혹은 그룹에 공유할 수 있는 기능입니다 문서 자동 공유/ 문서 공유 자주 묻는 질문 같은 그룹 내에서만 문서 자동 공유가 가능한가요? 같은 그룹(팀) 뿐만 아니라 타 그룹 혹은 멤버 개별로도 자동 공유를 설정할 수 있습니다. - 상황 예시 - 마케팅그룹 : 김철수, 김영희 / 인사그룹 : 김모두, 이싸인 - 마케팅 그룹에서 요청하는 문서를 → 마케팅 그룹뿐만 아니라 인사팀의 이싸인 멤버도 자동 공유 받아야 하는 경우 - 설정 방법 - 마케팅 그룹 멤버 김철수/김영희의 자동 공유 대상 : 마케팅 그룹, 이싸인 최고 관리자는 자동 공유 상관없이 모든 문서 볼 수 있나요? 네, 최고 관리자는 자동 공유를 설정하지 않아도 모든 그룹의 문서를 제한 없이 볼 수 있습니다. 문서워크스페이스 사례별 설정 예시
우리 기업 상황에 맞게 사례별 예시를 적용해 보세요!