문서 자동 공유/문서 공유 FAQ

📌 핵심 포인트

문서 자동 공유 / 문서 공유 기능에 대한 자주 묻는 질문을 선정해보았습니다.

문서 자동 공유 및 문서 공유 기능은 공용 워크스페이스 기능을 이용 중인 맞춤형 요금제 고객만 이용 가능합니다.

📌 개념 설명

문서 자동 공유 : 멤버가 앞으로 요청/서명할 문서가 항상 공유되어야 하는 대상을 지정해 자동으로 공유될 수 있게 하는 기능입니다.

문서 공유 : 자신이 조회할 수 있는 문서들에 한해 멤버 혹은 그룹에게 공유 설정을 할 수 있는 기능입니다.

📌문서 자동 공유/ 문서 공유 FAQ 


FAQ1. 같은 그룹 내에서만 문서 자동 공유가 가능한가요?

 (이전의 조직 기능은 같은 그룹(팀) 혹은 상위 그룹이면 어느 문서든 볼 수 있었다면) 워크스페이스는 같은 그룹(팀) 뿐만 아니라 타 그룹 혹은 멤버 개별로 자동 공유를 설정할 수 있습니다.

[예시]

마케팅그룹 : 김철수, 김영희 / 인사그룹 : 김모두, 이싸인


마케팅 그룹에서 생성한 문서를 인사팀의 이싸인 멤버가 자동 공유를 받아야 하는 경우,


  • 마케팅 그룹 멤버 김철수/김영희의 자동 공유 설정 : 마케팅 그룹, 이싸인

 

FAQ2. 최고 관리자는 자동 공유 상관없이 모든 문서 볼 수 있나요?

✔ 최고 관리자는 자동 공유를 설정하지 않아도 모든 그룹의 문서를 제한 없이 볼 수 있습니다. 

FAQ3. 문서 자동 공유랑 모든 문서 열람 권한의 차이점은 무엇인가요?

  문서 자동 공유 모든 문서 열람
권한 최고 관리자,
[멤버 관리] 권한이 있는 멤버
최고 관리자,
[모든 문서 열람] 권한이 있는 멤버
기능
설명

문서 자동 공유로 설정된
멤버 및 그룹의 문서만 열람 가능

단, 문서 자동 공유를 설정한 시점부터 공유 받은 문서를 열람할 수 있습니다.

공유 권한과 관계없이
모든 그룹 및 멤버의 문서 열람 가능

[예시]

마케팅그룹 : 김철수, 김영희 / 인사그룹 : 김모두, 이싸인

    • 김철수
      - 문서 자동 공유 설정 : 마케팅그룹
      - 모든 문서 열람 권한 : 없음
    • 이싸인
      - 문서 자동 공유 설정 : 인사그룹
      - 모든 문서 열람 권한 : 있음

김철수는 마케팅그룹에서 생성한 모든 문서를 공유 받아 열람할 수 있습니다.

이싸인은 인사그룹에서 생성한 모든 문서를 공유 받아 열람할 수 있습니다. 또한 공유 받지 않은 다른 그룹의 문서도 열람할 수 있습니다.

 

FAQ4. 공유랑 문서 자동 공유는 차이점은 무엇인가요?

  문서 자동 공유 공유
권한 최고 관리자,
[멤버 관리] 권한이 있는 멤버

최고 관리자,
[공유] 권한이 있는 멤버

기능
설명

멤버 초대 시 설정하면
자동으로 설정된 대상의 문서가 공유됨

단, 문서 자동 공유를 설정한 시점부터 공유 받은 문서를 열람할 수 있습니다.

문서마다 공유 설정을 해야 함

[예시]

마케팅그룹 : 김철수, 김영희 / 인사그룹 : 김모두, 이싸인

    • 7월 8일에 입사한 마케팅 그룹 멤버 최오리
      - 문서 자동 공유 : 마케팅그룹 

✔ 멤버로 등록되기 전에 보내진 문서는 최오리에게 보이지 않습니다.

최오리는 자신이 멤버로 등록된 이후(7월 8일)부터 같은 그룹 멤버가 서명 요청 및 서명할 문서를 자동으로 공유 받게 됩니다.

최오리가 서명요청 및 서명할 문서는 마케팅 그룹에 자동 공유됩니다.

만약, 멤버로 등록되기 전 같은 그룹 멤버가 서명 요청한 문서(A기업 계약서)를 최오리도 열람해야하는 경우, 아래와 같이 문서 공유 목록에 추가해야 합니다.

- 'A기업 계약서'의 공유 리스트 : 마케팅그룹, 최오리

📌참고사항

- 워크스페이스 기능 소개 및 이용 방법 

- 공용 워크스페이스 첫 이용자 설정 방법

- 워크스페이스 기능 사례별 예시