📌 핵심 포인트
문서 자동 공유 / 문서 공유 기능에 대한 자주 묻는 질문을 선정해보았습니다.
✔ 문서 자동 공유 및 문서 공유 기능은 공용 워크스페이스 기능을 이용 중인 맞춤형 요금제 고객만 이용 가능합니다.
📌 개념 설명
✔ 문서 자동 공유 : 멤버가 앞으로 요청/서명할 문서가 항상 공유되어야 하는 대상을 지정해 자동으로 공유될 수 있게 하는 기능입니다.
✔ 문서 공유 : 자신이 조회할 수 있는 문서들에 한해 멤버 혹은 그룹에게 공유 설정을 할 수 있는 기능입니다.
📌문서 자동 공유/ 문서 공유 FAQ
FAQ1. 같은 그룹 내에서만 문서 자동 공유가 가능한가요?
✔ (이전의 조직 기능은 같은 그룹(팀) 혹은 상위 그룹이면 어느 문서든 볼 수 있었다면) 워크스페이스는 같은 그룹(팀) 뿐만 아니라 타 그룹 혹은 멤버 개별로 자동 공유를 설정할 수 있습니다.
[예시]
마케팅그룹 : 김철수, 김영희 / 인사그룹 : 김모두, 이싸인
✔ 마케팅 그룹에서 생성한 문서를 인사팀의 이싸인 멤버가 자동 공유를 받아야 하는 경우,
- 마케팅 그룹 멤버 김철수/김영희의 자동 공유 설정 : 마케팅 그룹, 이싸인
FAQ2. 최고 관리자는 자동 공유 상관없이 모든 문서 볼 수 있나요?
✔ 최고 관리자는 자동 공유를 설정하지 않아도 모든 그룹의 문서를 제한 없이 볼 수 있습니다.
FAQ3. 문서 자동 공유랑 모든 문서 열람 권한의 차이점은 무엇인가요?
| 문서 자동 공유 | 모든 문서 열람 | |
| 권한 | 최고 관리자, [멤버 관리] 권한이 있는 멤버 |
최고 관리자, [모든 문서 열람] 권한이 있는 멤버 |
| 기능 설명 |
문서 자동 공유로 설정된 단, 문서 자동 공유를 설정한 시점부터 공유 받은 문서를 열람할 수 있습니다. |
공유 권한과 관계없이 모든 그룹 및 멤버의 문서 열람 가능 |
[예시]
마케팅그룹 : 김철수, 김영희 / 인사그룹 : 김모두, 이싸인
-
- 김철수
- 문서 자동 공유 설정 : 마케팅그룹
- 모든 문서 열람 권한 : 없음 - 이싸인
- 문서 자동 공유 설정 : 인사그룹
- 모든 문서 열람 권한 : 있음
- 김철수
✔ 김철수는 마케팅그룹에서 생성한 모든 문서를 공유 받아 열람할 수 있습니다.
✔ 이싸인은 인사그룹에서 생성한 모든 문서를 공유 받아 열람할 수 있습니다. 또한 공유 받지 않은 다른 그룹의 문서도 열람할 수 있습니다.
FAQ4. 공유랑 문서 자동 공유는 차이점은 무엇인가요?
| 문서 자동 공유 | 공유 | |
| 권한 | 최고 관리자, [멤버 관리] 권한이 있는 멤버 |
최고 관리자, |
| 기능 설명 |
멤버 초대 시 설정하면 단, 문서 자동 공유를 설정한 시점부터 공유 받은 문서를 열람할 수 있습니다. |
문서마다 공유 설정을 해야 함 |
[예시]
마케팅그룹 : 김철수, 김영희 / 인사그룹 : 김모두, 이싸인
-
- 7월 8일에 입사한 마케팅 그룹 멤버 최오리
- 문서 자동 공유 : 마케팅그룹
- 7월 8일에 입사한 마케팅 그룹 멤버 최오리
✔ 멤버로 등록되기 전에 보내진 문서는 최오리에게 보이지 않습니다.
✔ 최오리는 자신이 멤버로 등록된 이후(7월 8일)부터 같은 그룹 멤버가 서명 요청 및 서명할 문서를 자동으로 공유 받게 됩니다.
✔ 최오리가 서명요청 및 서명할 문서는 마케팅 그룹에 자동 공유됩니다.
✔ 만약, 멤버로 등록되기 전 같은 그룹 멤버가 서명 요청한 문서(A기업 계약서)를 최오리도 열람해야하는 경우, 아래와 같이 문서 공유 목록에 추가해야 합니다.
- 'A기업 계약서'의 공유 리스트 : 마케팅그룹, 최오리
📌참고사항