멤버가 앞으로 요청할 문서가 항상 공유되어야 하는 대상을 지정해 자동으로 공유될 수 있게 하는 기능입니다.
자신이 조회할 수 있는 문서들에 한해 멤버 혹은 그룹에게 공유 설정을 할 수 있는 기능입니다
(이전의 조직 기능은 같은 그룹(팀) 혹은 상위 그룹이면 어느 문서든 볼 수 있었다면) 워크스페이스는 같은 그룹(팀) 뿐만 아니라 타 그룹 혹은 멤버 개별로 자동 공유를 설정할 수 있습니다.
상황 예시
마케팅그룹 : 김철수, 김영희 / 인사그룹 : 김모두, 이싸인
마케팅 그룹에서 생성한 문서를 인사팀의 이싸인 멤버가 자동 공유를 받아야 하는 경우
설정 방법 : 마케팅 그룹 멤버 김철수/김영희의 자동 공유 설정 : 마케팅 그룹, 이싸인
최고 관리자는 자동 공유를 설정하지 않아도 모든 그룹의 문서를 제한 없이 볼 수 있습니다.
| 문서 자동 공유 | 공유 |
권한 | 최고 관리자, [멤버 관리] 권한이 있는 멤버 | 최고 관리자, [공유] 권한이 있는 멤버 |
기능설명 | 멤버 초대 시 설정하면 자동으로 설정된 대상의 문서가 공유됨 단, 문서 자동 공유를 설정한 시점부터 공유받은 문서를 열람할 수 있습니다. | 문서마다 공유 설정을 해야 함 |
설정 예시
마케팅그룹 : 김철수, 김영희 / 인사그룹 : 김모두, 이싸인
7월 8일에 입사한 마케팅 그룹 멤버 최오리
문서 자동 공유 : 마케팅 그룹
설정 결과
멤버로 등록되기 전에 보내진 문서는 최오리에게 보이지 않습니다.
최오리는 자신이 멤버로 등록된 이후(7월 8일)부터 같은 그룹 멤버가 서명 요청한 문서를 자동으로 공유받게 됩니다.
최오리가 서명 요청한 문서는 마케팅 그룹에 자동 공유됩니다.
만약, 멤버로 등록되기 전 같은 그룹 멤버가 서명 요청한 문서(A기업 계약서)를 최오리도 열람해야하는 경우, 아래와 같이 문서 공유 목록에 추가해야 합니다.
'A기업 계약서'의 공유 리스트 : 마케팅그 룹, 최오리