📌 핵심 포인트
대량전송은 동일한 양식의 계약을 여러 명에게 일괄 서명 요청할 수 있는 기능입니다.
- 대량전송 기능은 '팀 프로' 및 '맞춤형 요금제'에서만 이용 가능합니다. 기본 제공량이 부족하실 경우, 셀프 추가 충전이 가능합니다. (셀프 추가 충전 방법 알아보기>)
- 대량전송 요청 건수는 서명자 n명에게 서명을 요청하는 순간 n건 차감됩니다.
📌 설명 목차
- 대량전송용 템플릿 생성 (계약 문서 양식 만들기) & 엑셀 다운로드
- 대량전송용 엑셀 파일에 데이터 입력 및 업로드
- 미리보기 & 테스트 전송
- 일괄 서명 요청 발송
- 서명 진행 상태 확인하기
- 대량 전송 예약 전송 방법
📌 대량전송용 템플릿 생성 & 엑셀 다운로드
(1) 모두싸인에 로그인 후, 좌측의 [템플릿] 메뉴를 클릭합니다.
(2) 우측 상단의 [+템플릿 등록] 버튼을 클릭합니다.
(3) 문서 업로드 창이 나타나면 [파일 찾기] 버튼을 클릭하여 계약서 원본을 업로드 합니다.
※ 서명 요청자는 사인/도장 이미지를 계약서 원본 파일에 미리 삽입하고 업로드하는 것을 권장합니다. (사인/도장 이미지 미리 삽입하는 방법 >)
※ 서명자로 설정하면 진행 건수가 많을수록 서명에 많은 시간이 소요됩니다. 서명자로 설정하지 않아도, 서명 요청자의 정보와 요청 이력이 기록되고 동일한 법적 효력을 가집니다.
(4) [서명자]를 아래 예시 화면과 같이 '역할' 만 지정한 후, 다음 단계로 넘어갑니다.예시) 인사팀에서 다수의 근로자에게 일괄로 서명 요청을 하고자 하는 경우
→ 역할 : 근로자
(5) 업로드한 문서 원본이 나타나면, 좌측 최상단의 [문서 편집] 항목에서 서명자별로 내용을 다르게 입력할 항목들에 입력란을 설정합니다.
- 설정한 입력란에 입력할 정보들은 추후 엑셀 파일에서 서명자별로 일괄 입력합니다.
※ 이 부분은 엑셀에서 입력하는 란입니다. 텍스트를 입력해도 요청 이후에는 사라지기 때문에 반드시 공란으로 두시고 엑셀에서 기입 부탁드립니다.
(텍스트 입력란의 글자 수는 300자로 제한되어 있습니다.)
(6) 서명자들이 직접 입력할 텍스트, 체크 박스, 사인/도장 등 서명자 입력란의 위치를 설정합니다.
(7) 기타 설정에서 템플릿의 부가적인 부분을 설정한 후 템플릿을 저장합니다.
- 템플릿 이름 : 템플릿마다 문서 제목 규칙을 미리 정하여 저장할 수 있습니다.
eg. 년도_근로계약서_근로자이름
- 첨부파일 : 해당 템플릿으로 서명 요청 시 서명자에게 필수적으로 전달해야 하는 파일이 있는 경우, 미리 파일을 설정할 수 있습니다.
- 적용할 라벨 : 해당 템플릿으로 서명 요청 시 자동으로 특정 라벨이 설정되도록 지정할 수 있습니다.
- 인증 수단 추가 : 해당 템플릿으로 서명 요청 시 꼭 추가 인증을 진행하도록 설정할 수 있습니다.
(8) [템플릿] 메뉴에서 위에서 생성한 템플릿을 클릭한 후 [대량전송 시작] 버튼을 클릭합니다.
(9) 대량전송 시작 화면이 나타나면, [1. 설정용 엑셀 파일 다운로드] 버튼을 클릭합니다.
📌 대량전송용 엑셀 파일에 데이터 입력 및 업로드
(1) 다운로드한 엑셀 파일을 실행합니다.
(2) 먼저 문서 명, 서명자 이름, 연락처, 서명자 언어, 남길 말 등 서명자 설정 내용을 입력합니다.- 문서 명 : 문서 명을 입력합니다.
- 서명자 이름 : 서명자 이름을 입력합니다.
- 이메일 또는 휴대 전화번호 : 서명 요청을 전달 받을 서명자의 연락처 정보를 입력합니다.
- 서명자 언어 : 한국어 혹은 영어로 설정이 가능하며 해당 언어로 안내 메일/카카오톡 알림 및 감사추적인증서가 발송됩니다. 미 설정 시 한국어로 발송됩니다. (선택 사항)
- 남길 말 : 서명자에게 전달할 내용이 있다면 입력합니다. (선택 사항)
※ 문서 명을 동일하게 설정할 경우 이후 관리가 어려울 수 있으니 문서 명 뒤에 서명자 성함 등을 입력하시길 권장 드립니다. ex) 2023 근로계약서_홍길동
(3) 본인 인증 절차를 추가하려면 아래 항목을 입력합니다. (선택 사항)
- 접근 암호 : 문서 접근 암호를 입력합니다. 요청자는 서명자에게 접근 암호를 전달해야 서명 진행이 가능합니다.
(접근 암호는 최소 4자에서 최대 20자 까지 설정 가능합니다.)
- 접근 암호 힌트 : 접근 암호에 대한 힌트를 30자 이내로 입력합니다.
- 휴대폰 본인 인증 이름&전화번호 : 통신사에 등록된 서명자 휴대전화 정보를 입력합니다.
- 법인공동인증서 법인명&사업자등록번호 : 서명자가 법인인 경우 법인 공동인증서에 등록된 법인명과 사업자등록번호를 입력합니다.
(법인공동인증서 참고 사항>)
- 완료 시 문서/파일 잠금 비밀번호 : 완료된 문서를 열람할 때 설정 할 비밀번호를 입력합니다. (문서/파일 잠금 비밀번호는 최소 6자에서 최대 32자까지 설정 가능합니다.)
※ 서명자 설정을 카카오톡으로 한 경우, 법인공동인증서 설정이 불가능합니다.
※ 휴대폰 본인 인증과 법인공동인증서는 둘 중 한 가지만 선택이 가능합니다.
(4) 참조자를 설정하려면 아래 항목을 입력합니다. (선택 사항)
- 참조자 : 참조자의 정보(메일 주소 혹은 전화번호)를 입력합니다.
- 참조자 언어 : 한국어 혹은 영어로 설정할 수 있으며, 설정하신 언어로 메일 및 카카오톡 알림이 전달됩니다. 미 설정 시 한국어로 발송됩니다.
※ 참조자가 2인 이상인 경우, 참조자 입력란에서 ,(콤마)로 참조자 정보를 구분하여 입력합니다. (참조자는 최대 10명까지 설정 가능합니다.)
※ 설정한 참조자마다 각기 다른 언어 설정을 원하시는 경우 참조자 순서에 맞게 ,(콤마)로 구분하여 입력합니다.
(5) "1 - (5)" 단계에서 설정한 텍스트 입력란에 들어갈 정보를 각 서명자(행)별로 입력합니다.
- 대량전송 시작하기 화면에서 [2. 입력란 위치 확인하기] 버튼을 클릭하여, 각 텍스트 입력란의 위치를 다시 확인할 수 있습니다.
(6) 엑셀 파일에 모든 데이터를 입력했으면 저장합니다.
(7) 대량전송 시작 화면으로 돌아와 [3. 엑셀 업로드하기] 버튼을 클릭하여 (5) 단계에서 저장한 파일을 업로드 합니다.
📌 미리보기 & 테스트 전송
(1) 엑셀 파일 업로드를 완료하면, 아래 화면과 같이 엑셀에 입력한 내용이 표기되며, 각 서명자(행)별로 [미리보기] 버튼을 클릭하여 정보가 정확하게 입력되었는지 미리 확인할 수 있습니다.
(엑셀에 입력한 내용이 문서에 정확히 입력되었는지 꼼꼼하게 확인합니다.)
(2) [미리보기] 화면 최하단의 [테스트 전송] 버튼을 클릭하여 원하는 이메일 주소로 테스트 발송 및 샘플 문서를 확인할 수 있습니다.
※ 미리보기, 테스트 전송으로 충분히 데이터를 검토하시기 바랍니다. 서명 요청 후 문서 이름, 이메일, 문서 내용 등을 수정할 수 없습니다. 모두싸인은 데이터 오입력 등으로 발생하는 정보 유출, 계약 상의 문제 등에서 책임지지 않습니다.
📌 일괄 서명 요청 발송
(1) 입력 내용에 대한 모든 검수를 완료 하면, 좌측의 [라벨]을 클릭하여 대량전송한 문서가 저장될 라벨을 지정합니다.
(2) 라벨을 지정해야 [전송 시작] 버튼을 눌러 대량전송을 하실 수 있습니다.
(3) [전송 시작] 버튼을 클릭한 후, 대량전송 주의사항을 충분히 숙지하고 [확인 및 전송 시작] 버튼을 클릭합니다.
(4) 정상적으로 대량전송이 완료되면, 아래 화면과 같이 [상태] 항목에 '완료'라고 진행 상태가 표기됩니다.
※ 대량전송 건의 서명 유효기간은 화면 좌측의 [서명 유효기간 변경] 버튼을 클릭하여 일괄 설정할 수 있습니다. (발송 전에 미리 설정해주셔야 합니다.)
📌대량전송한 문서 서명 진행 상태 확인하기
(1) 모두싸인에 로그인 후, 좌측의 [문서] 메뉴를 클릭합니다.
(2) 상단의 [라벨] 을 클릭하여, 대량전송한 문서를 분류한 라벨을 선택합니다.
(3) 아래 화면과 같이 대량 전송한 문서 목록과 각 문서의 서명 진행 상태를 확인할 수 있습니다.
📌 대량전송 예약 전송 방법
- 원하는 시간에 서명 요청이 전송되도록 예약할 수 있습니다.
- 대량전송에서 예약 전송은 예약된 시간에 순차로 전송됩니다. 요청한 건수가 많은 경우 예약된 시간보다 늦게 발송될 수 있습니다.
- 자세한 대량전송 예약 전송 방법은 매뉴얼을 참고해주세요. (대량전송 예약 전송 매뉴얼 > )
📌참고사항
✔ 서명 요청자가 서명자에게 전달할 파일과 서명자가 서명요청자에게 전달할 파일을 모두 포함하여 서명요청당 총 30개까지 파일을 업로드할 수 있습니다.
✔ 파일이 첨부되어 있는 템플릿을 통해 대량 전송을 진행하는 경우, 첨부한 파일은 대량 전송 화면의 좌측 중앙에 위치한 첨부파일 [보기]를 통해 확인 및 다운로드를 받을 수 있습니다.
✔ 서명자는 서명하는 페이지 상단의 [첨부파일 다운로드] 버튼을 통해 파일을 다운로드 받을 수 있습니다.
1. [대량전송] 설정용 엑셀 파일 내용 입력 및 업로드시 유의사항
2. 템플릿 서명자 설정이 잘못되었다고 메시지가 나타났을때 해결 방법 (클릭)
3. "서명자 중 사인/도장 입력란이 지정되지 않은 서명자가 있습니다." 메시지 해결 방법 (클릭)
4. 문서에 도장을 미리 찍어놓고 상대만 서명해도 법적 효력에 문제가 없나요? (클릭)
5. 대량전송 시 승인권자(1차 서명자)를 추가할 수는 없나요? (클릭)
