외부 문서 관리 기능 소개 및 단건 등록 이용 방법

📌 핵심 포인트

외부 문서 관리 기능은 모두싸인에서 체결되지 않은 종이 계약 스캔본 파일, 기타 전자계약 PDF 파일을 모두싸인 내에서 통합 관리할 수 있는 기능입니다. 

- 모두싸인에서 체결되지 않은 외부문서에 대한 법적 효력 및 증명은 이용자가 직접 진행해 주셔야 합니다.
- 현재 베타 테스트 기간으로, '프리미엄 요금제 이용자' 및 '조직 기능을 사용하는 최고 관리자 계정'만 본 기능을 이용할 수 있습니다.
- 여러 문서를 일괄로 등록하는 방법은 우측 바로가기에서 확인하실 수 있습니다.

(일괄 등록 매뉴얼 바로가기)

📌 외부 문서 단건 등록하기

1. 모두싸인 로그인 후, 좌측 메뉴에서 [외부 문서] 메뉴로 이동합니다.

2. [계약 등록] 버튼을 클릭, [한 개씩 등록] 탭에서 [업로드하기] 를 통해 계약서와 첨부파일을 업로드합니다.

※ 계약서와 첨부파일은 최대 21개까지 업로드 가능합니다.

3. 계약서와 첨부파일 중, 계약서로 설정할 1개 파일을 선택합니다.

 

4. 계약서 및 첨부파일의 계약 정보를 설정합니다.

(1) 계약 제목과 계약 유형을 필수로 입력합니다.
(2) 계약 유형의 [설정] 버튼을 클릭하면 새 유형 추가, 기존 유형 수정 및 삭제가 가능합니다.

- 계약 유형 :  외부 문서 카테고리로, 외부 문서 메뉴 > [계약 관리] > 계약 유형 관리 에서 설정할 수 있습니다.

   

※ 계약 제목은 100자 이하, 계약 유형은 30자 이하까지 입력할 수 있습니다.

5. 계약 기간, 계약 상태, 담당자 정보를 설정합니다.

- 계약 기간의 경우, 계약 종료일 입력 혹은 미입력을 선택할 수 있습니다.
- 계약 상태의 경우, 계약 이행 중 / 계약 종료 / 계약 중단 중 1개를 선택합니다.
- 담당자 이름과 연락처(이메일 혹은 전화번호 중 최소 한 개의 연락처)를 필수로 입력합니다. 

        ※ 외부 문서 업로드 날짜가 계약 기간 내에 포함될 경우 계약 이행 중으로 자동 설정됩니다.

 

6. 서명자 정보를 설정합니다.

(1) 서명 주체가 개인일 경우, 서명자 이름과 연락처를 필수로 입력합니다.

(2) 서명 주체가 회사일 경우, 회사 이름 / 서명자 이름 / 회사, 서명자 연락처(이메일 혹은 전화번호 중 최소 한 개의 연락처)를 필수로 입력합니다.

- [정보 불러오기] 버튼을 클릭하면 계약 정보에 입력된 담당자 정보를 서명자 설정란으로 불러올 수 있습니다.

※ 서명자 유형에 상관없이, 서명자는 최대 20명까지 추가할 수 있습니다.

7. 업로드한 계약서 및 첨부파일의 보관 위치를 설정합니다.

- [폴더 변경하기]를 통해 보관 위치를 설정 및 변경할 수 있으며, 새 폴더 추가하기를 통해 새로운 폴더를 생성할 수 있습니다.
- [선택 완료] 버튼을 클릭하면 보관 위치 선택이 완료됩니다.
- 폴더 1개당 계약서 및 첨부파일은 최대 2000개까지 추가 가능합니다.

※ [폴더 추가]로 생성된 폴더만 표시되며, 기존 문서에서 사용하던 폴더는 표시되지 않습니다.

8. 화면 하단의 [등록하기] 버튼 클릭, 이후 [확인] 버튼을 클릭하면 계약 정보에 입력한 계약 제목으로 계약서와 첨부파일 업로드가 진행됩니다.

9. 업로드가 완료된 우측 추가 메뉴(...) 클릭하여, 다른 폴더로 문서 이동 / 다운로드 / 문서 삭제를 진행할 수 있습니다.

📌 참고사항

✔ 외부 문서 관리 기능 소개 및 일괄 등록 방법