워크스페이스 첫 설정

아래 순서대로 우리 기업에 맞게 워크스페이스 사용 환경을 설정해 보세요.

1. 워크스페이스 전환

2. 그룹 생성

3. 역할 생성 및 권한 설정

4. 멤버 초대

5. 문서 이전

6. 문서 자동 공유 설정

• 공용 워크스페이스 생성 전에도 멤버 초대를 제외한 문서 자동 공유 / 그룹 / 역할 설정이 가능합니다.

• 공용 워크스페이스를 만들기 전에 만든 그룹 / 역할 등은 공용 워크스페이스 생성 후, 자동 이전됩니다.

• 설정 > 워크스페이스/멤버 > 개인 워크스페이스 설정 클릭 후, [공용 워크스페이스로 전환]으로 전환 가능합니다.

• 전환 후, 공용 워크스페이스에서 구성원을 초대하고 그룹 및 역할 등을 설정할 수 있습니다.

• 홈 > [멤버 초대하기] 버튼을 눌러 계정을 추가하는 동시에 공용 워크스페이스로 전환할 수 있습니다.

• 설정 > 워크스페이스/멤버 > 그룹 > [+새 그룹 만들기] 에서 가능합니다.

• 설정해놓은 그룹에 멤버를 추가하거나 내보낼 수 있습니다.

1. 역할 생성

   • 설정 > 워크스페이스/멤버 > [역할 만들기] 를 클릭합니다.

   • 설정할 역할 이름과 역할에 대한 설명을 입력합니다.

2. 권한 설정

   • 해당 역할을 가진 멤버에게 부여할 권한들을 선택합니다.

   • 워크스페이스, 문서, 템플릿 등 직접 항목별 이용 가능한 권한을 세부 설정할 수 있으며,

   • 우측 상단에 있는 추천 프리셋을 통해 쉽게 권한을 설정할 수 있습니다.

     • 추천 프리셋

       • 중간 관리자 : 실질적인 기능을 모두 이용가능하고 워크스페이스를 관리할 수 있는 프리셋

       • 워크스페이스 관리자 : 워크스페이스를 관리할 수 있는 프리셋

       • 일반 : 기본적인 서명 요청 및 서명 기능만 이용할 수 있는 프리셋

   • 권한별 세부 사항 및 설명은 매뉴얼을 확인해 주세요. (권한별 세부 사항 확인하기>)

• 설정 > 워크스페이스/멤버 > 멤버 관리 > [새 멤버 초대]를 클릭합니다.

• 상황에 따라 필요한 초대 방법을 선택합니다.

• 한 명씩 초대

  • 멤버의 역할과 그룹 설정 없이 한 명의 멤버를 초대합니다.

  • 초대할 멤버의 이메일주소를 입력 후 [초대장 보내기]를 클릭합니다.

• 여러 명 일괄 초대

  • 멤버의 역할과 그룹을 미리 설정하여 초대 가능합니다.

  • 여러 명을 일괄 초대할 수 있습니다.

  1. "초대 설정"에서 일괄 초대할 대상자의 이메일주소를 입력합니다.

     • 대상자가 모두싸인에 미가입 상태라면, 초대메일을 통해 모두싸인 가입 후 초대 수락하게 됩니다.

  2. "상세 설정"에서 역할, 그룹, 문서 자동 공유를 설정합니다.

  3. [한꺼번에 초대장에 추가]를 클릭합니다.

4. 아래 "초대장" 에서 설정된 내역을 확인 후 [초대장 보내기]를 클릭합니다.

• 초대 링크

  • 초대할 멤버에게 워크스페이스 초대 링크를 보내 초대할 수 있습니다.

  1. [복사하기]를 클릭하여 워크스페이스 초대 링크를 전달해주세요.

  2. 링크 전달 시, 워크스페이스 "비밀번호"를 함께 전달해주세요.

기존 모두싸인 요금제를 사용하고 있던 멤버는 요금제를 환불 및 종료 후 초대 수락이 가능하며,

이전에 만든 문서가 모두싸인에 보관되어 있는 멤버는 초대 수락 시, 공용 워크스페이스에 문서와 템플릿을 선택적으로 이전할 수 있습니다.

1. 공용 워크스페이스 [초대 수락하러 가기] 버튼을 클릭합니다.

   • 비회원인 경우, 회원 가입 페이지로 자동 이동되며, 모두싸인에 가입합니다.

2. 초대받은 계정으로 모두싸인 로그인 후, 안내사항을 확인하고 초대를 수락합니다.

1. 링크 클릭 후 관리자에게 전달받은 비밀번호를 입력합니다.

2. 계정 유무 확인을 위해 이용할 이메일을 입력합니다.

• 회원이 아니라면 [인증 이메일 보내기] 클릭 후 모두싸인에 가입합니다.

3. 해당 계정으로 모두싸인 로그인 후, 안내사항을 확인하고 초대를 수락합니다.

• 멤버는 공용 워크스페이스로 넘어간 문서를 다시 개인 워크스페이스로 이전할 수 없습니다. 

• 최고 관리자 계정에서는 공용 워크스페이스의 문서를 개인 워크스페이스로 이전할 수 있습니다.

1. 문서함/외부문서/템플릿 페이지에서 문서를 선택합니다. 

2. 우측 상단의 [이전]을 클릭합니다.

3. 워크스페이스로 이전 시, 문서에 설정할 라벨명을 입력합니다.

   • 문서마다 각기 다른 라벨을 설정하고 싶은 경우, 같은 라벨로 설정할 문서들만 선택한 후 이전을 진행합니다.

1. 설정 > 워크스페이스/멤버 > 문서 자동 공유를 클릭합니다.

2. 모든 멤버 > 설정 변경을 원하는 멤버를 선택하여 [변경]을 클릭합니다.

3. 해당 멤버에게 자동으로 문서를 공유 받을 대상 혹은 그룹을 검색하여 [적용]을 클릭합니다

공용 워크스페이스 멤버 초대에 실패할 경우, 원인 확인 후 해결이 필요합니다.

1. 이미 다른 공용 워크스페이스에 멤버로 포함된 이메일 주소

   • 기존 공용 워크스페이스에서 삭제된 후, 새로운 공용 워크스페이스로 합류할 수 있습니다. 기존 공용 워크스페이스의 최고 관리자에게 멤버 삭제를 요청해 주세요.

2. 기존에 유료 요금제를 사용하고 있는 이메일 주소

   • 초대장은 발송되지만, 초대를 수락 시 요금제 종료를 위해 채팅상담이 필요합니다.

   • 초대되는 계정이 기존에 공용 워크스페이스를 이용 중인 경우, 문서 이전 및 공용워크스페이스를 삭제해야 합니다.

3. 활성화된 링크서명이 있는 이메일 주소

   • 초대장은 발송되지만, 초대 수락 시 모든 링크가 비활성화 상태여야 합니다. 

   • 링크서명 > [활성] 상태의 문서 클릭 > 링크 설정 > 상태를 비활성화 처리

   • 요금제가 종료되어 처리가 불가한 경우 채팅상담으로 문의

4. 모두싸인을 탈퇴한 지 30일 이내의 이메일 주소

   • 초대장은 발송되지만, 탈퇴 계정이기에 로그인이 불가하여, 채팅상담을 통해 계정 복구가 필요합니다.

네, 최고 관리자는 자동 공유를 설정하지 않아도 모든 그룹의 문서를 제한 없이 볼 수 있습니다. 

워크스페이스는 같은 그룹(팀) 뿐만 아니라 타 그룹 혹은 멤버 개별로 자동 공유를 설정할 수 있습니다.

• [예시] 마케팅그룹 : 김철수, 김영희 / 인사그룹 : 김모두, 이싸인

  • 상황 : 마케팅 그룹에서 생성한 문서를 인사팀의 이싸인 멤버가 자동 공유를 받아야 하는 경우

  • 설정 방법 : 마케팅 그룹 멤버 김철수/김영희의 자동 공유 설정 : 마케팅 그룹, 이싸인

최고관리자 또는 [문서 공유] 권한이 있는 경우, 문서함에서 기존 서명 요청한 문서의 공유 대상(멤버/그룹)을 설정할 수 있습니다. (기존 문서/템플릿 공유 방법>)

• 문서함 > 문서 선택 (라벨로 검색 & 우측 하단 보기설정으로 최대 100개씩 선택 가능) > 일괄 공유 > 공유 대상에 해당 계정 포함해서 재설정

공용 워크스페이스 삭제 전, 최고 관리자는 문서/외부문서/템플릿을 자신의 개인 워크스페이스로 이전해야합니다. (문서 이전 방법>)

• 개인 워크스페이스로 문서/외부문서/템플릿 이전은 최고 관리자만 가능합니다.

• 문서/외부문서/템플릿을 개인 워크스페이스로 이전하지 않은 경우 워크스페이스 삭제가 불가능합니다.

• 내부결재

• 역할/권한 세부 설정

• 기존 문서/템플릿 공유

• 사인/도장 공유

• 워크스페이스 사례별 이용 예시