📌 핵심 포인트
'공용 워크스페이스' 기능은 회사(조직)의 상황에 맞게 그룹을 구성하고, 멤버의 업무 권한 및 문서를 통합 관리할 수 있는 기능입니다.
✔ 우리 회사의 멤버들을 초대하고, 부서별로 문서를 관리할 수 있습니다.
✔ 각 멤버들의 업무 권한을 통제할 수 있습니다.
✔ 공용 템플릿을 만들어 다른 구성원들과 함께 이용할 수 있습니다.※ 공용 워크스페이스 기능은 TEAM/TEAM PRO/맞춤형 요금제에서 이용하실 수 있습니다. (맞춤형 요금제 상담 바로가기 >)
📌설명 목차
1. 공용 워크스페이스로 전환하기 (바로가기 >) 🎥
2. 그룹 설정하기 (바로가기 >)
3. 멤버 초대 및 수락하기 (바로가기 >)
4. 멤버 역할 및 권한 설정하기 (바로가기 >)🎥
5. 문서 자동 공유 설정하기 (바로가기 >) 🎥
6. 문서 공유 설정하기 (바로가기 >)
7. 라벨 설정하기 (바로가기 >) 🎥
📌 공용 워크스페이스 간단히 체험하기
📌 공용 워크스페이스로 전환하기
✔ 최고 관리자는 추후에 변경이 가능합니다.
✔ 최고관리자는 공용 워크스페이스를 생성하신 후에도 개인 워크스페이스로 개인 문서를 이전하여 문서를 따로 보관할 수 있습니다.
1. 공용 워크스페이스 및 모든 계약서를 총괄 관리할 계정으로 모두싸인에 가입 및 로그인합니다.
2-1. 설정에서 전환하기
: 설정 > 워크스페이스/멤버 > 설정에서 [공용 워크스페이스로 전환]을 클릭합니다.
2-2.홈 화면에서 전환하기
: 홈 화면 > [멤버 초대하기 클릭] 후 안내사항에 동의합니다.
3. 공용 워크스페이스로 전환되면 워크스페이스의 이름을 설정합니다.
📌 그룹 설정하기
✔ 멤버는 여러 그룹에 속할 수 있습니다.
✔ 그룹은 멤버를 분류하는 용도 외에도 문서나 템플릿의 공유 대상으로 사용할 수 있습니다.
✔ 그룹 생성은 워크스페이스 [그룹 관리] 권한이 부여된 멤버만 사용이 가능합니다.
1. 설정 > 워크스페이스/멤버 > [새 그룹 만들기]를 클릭합니다.
2. 그룹 이름과 설명을 입력한 후 [그룹 만들기]를 클릭합니다.
3. 그룹 설정 후, 멤버를 초대할 수 있습니다.
(1) 멤버를 초대할 그룹의 우측 [자세히]를 클릭합니다.
(2) 그룹 멤버 우측 상단의 [멤버 추가]를 클릭합니다.
※ 공용 워크스페이스에 초대가 완료된 멤버만 그룹에서 멤버 추가가 가능합니다.
(3) 그룹에 초대할 멤버를 선택 후, [그룹에 추가]를 클릭합니다.
※ 그룹 설정 페이지의 [내보내기] 기능을 통해 그룹에 초대된 구성원을 삭제할 수 있습니다.
※ 자신이 속한 그룹은 설정 > 내 정보에서 확인이 가능합니다.
📌 멤버 초대 및 수락하기
✔ 멤버는 여러 그룹에 소속될 수 있습니다.
✔ 멤버 초대 시, 그룹을 설정하지 않으셨다면 [모든 멤버] 그룹에 속하게 됩니다.
✔ 멤버 초대는 워크스페이스 [멤버 관리] 권한이 부여된 경우 기능 사용이 가능합니다.
✔ 그룹, 역할, 문서 자동 공유 설정은 선택 사항이며 추후에 설정 및 수정이 가능합니다.
✔ 멤버 탈퇴는 최고관리자의 [멤버 삭제] 처리에 의해서만 진행 가능합니다.
1. 멤버 초대하기
1-1. 설정에서 초대하기
설정 > 워크스페이스/멤버 > 멤버 > [새 멤버 초대]를 클릭합니다.
(1) 링크로 초대하기
- [링크로 초대]를 클릭합니다.
- 초대 링크 생성 후 비밀번호를 설정합니다.
- 생성된 링크를 원하는 구성원에게 전달합니다.
(2) 이메일로 초대하기
(2-1) 초대 설정의 [목록에 추가] 이용하기
(그룹, 역할, 문서 공유 설정이 같은 여러 멤버를 한번에 추가할 경우)- 상세 설정 선택 > 해당 설정이 적용되는 멤버의 이메일 주소를 모두 입력 > [목록에 추가]를 클릭합니다.
- 초대 목록 확인 후 [메일 전송하기]를 클릭합니다.
(2-2) 초대 목록의 [입력 추가] 이용하기
(그룹, 역할, 문서 공유 설정이 다른 멤버를 한 명씩 추가할 경우)- 이메일 주소 입력 후 그룹, 역할, 문서 자동 공유를 설정합니다.
- 초대 목록 확인 후 [메일 전송하기]를 클릭합니다.
1-2. 홈 화면에서 초대하기
홈 화면 > [멤버 초대하기] 클릭 후 초대방식을 선택합니다.
(1) 링크로 초대하기
- 초대 링크 생성 후 비밀번호를 설정합니다.
- 생성된 링크를 원하는 구성원에게 전달합니다.
(2) 이메일로 초대하기
- 이메일 주소 입력 후 [초대장 보내기]를 클릭합니다.
2. 초대 수락하기
✔ 기존에 모두싸인 요금제를 사용하고 있던 멤버는 해당 계정의 요금제를 환불 받은 후 초대 수락이 가능합니다.
✔ 이전에 만든 문서가 모두싸인에 보관되어 있는 멤버는 초대 수락 시, 공용 워크스페이스에 문서와 템플릿을 선택적으로 이전할 수 있습니다.
2-1. 초대 링크에서 초대 수락하기
(1)링크 클릭 후 관리자에게 전달받은 비밀번호를 입력합니다.
(2) 계정 유무 확인을 위해 이용할 이메일을 입력합니다.
- 회원이 아니라면 [인증 이메일 보내기] 클릭 후 모두싸인에 가입합니다.
(3) 해당 계정으로 모두싸인 로그인 후, 안내사항을 확인하고 초대를 수락합니다.
2-2. 이메일 초대장에서 초대 수락하기
(1) 공용 워크스페이스 [초대 수락하러 가기] 버튼을 클릭합니다.
- 비회원인 경우, 회원 가입 페이지로 자동 이동되며, 모두싸인에 가입합니다.
(2) 초대받은 계정으로 모두싸인 로그인 후, 안내사항을 확인하고 초대를 수락합니다.
📌 멤버 역할 및 권한 설정하기
✔ 역할은 멤버에게 부여할 권한들을 모아둔 설정값입니다.
(※ 멤버는 역할을 부여받지 않으면 공용 워크스페이스 이용이 불가합니다.)
✔ 역할 설정을 통해 일괄적으로 멤버에게 권한을 부여할 수 있습니다.
✔ 역할 설정은 워크스페이스 [역할 관리] 권한이 부여된 경우 사용이 가능합니다.
1. 설정 > 워크스페이스/멤버 > [새 역할 만들기]를 클릭합니다.
2. 설정할 역할 이름과 설명을 입력하고 해당 역할에 부여할 권한들을 선택한 후, [역할 만들기]를 클릭합니다.
✔ 우측 상단의 추천 프리셋을 통해 각 역할마다 미리 설정해 둔 권한들을 쉽게 활용해볼 수 있습니다.
📌문서 자동 공유 설정하기
✔ 문서 자동 공유란, 각 멤버별로 서명 요청한 문서가 자동으로 지정된 멤버 혹은 그룹에게 공유되도록 설정하는 기능입니다.
- 자동 공유할 대상은 멤버(개인) 또는 그룹으로 지정할 수 있습니다.
- 자동 공유 설정은 최고 관리자 또는 [멤버 관리] 권한이 부여된 멤버만 사용이 가능합니다.
- 자세한 문서 자동 공유에 대한 FAQ는 아래 링크를 참고부탁드립니다.
(문서 자동 공유/ 문서 공유 FAQ>)1. 설정 > 워크스페이스/멤버 > 문서 자동 공유를 클릭합니다.
2. 모든 멤버 > 설정 변경을 원하는 멤버를 선택하여 [변경]을 클릭합니다.
3. 해당 멤버에게 자동으로 문서를 공유 받을 대상 혹은 그룹을 검색하여 [적용]을 클릭합니다.
※ 자신의 문서 자동 공유 설정 내역은 설정 > 내 정보에서 확인이 가능합니다.
📌 문서 공유 설정하기
✔ 자동 공유 외에도 [문서 공유] 권한이 있는 경우, 자신이 조회할 수 있는 문서들에 한해 멤버 혹은 그룹에게 공유 설정을 할 수 있습니다.
1. 공유를 원하는 문서를 선택한 후 상단에 활성화 되는 메뉴 중 [공유]를 클릭합니다.
- 단건 문서 공유인 경우, 해당 문서 우측의 추가 메뉴(점 3개)를 클릭한 후, [공유]를 클릭합니다.
- 문서 목록에서 '공유됨' 부분을 클릭한 후, 바로 공유 대상 추가 및 삭제도 가능합니다.
2. 해당 문서를 공유할 멤버 혹은 그룹을 선택한 후 [공유]를 클릭합니다.
※ 만약 멤버들이 자유롭게 문서 공유 설정을 변경하는 것을 원하지 않는 경우,
문서 공유 권한을 부여하지 않아야 합니다.
📌 라벨 설정하기
✔ 라벨은 문서를 체계적으로 분류하여, 관리와 검색을 용이하게 하는 기능입니다.
✔ 한 문서에 여러 라벨을 설정할 수 있습니다.
✔ 라벨 권한은 문서 접근 가능 여부에 영향을 주지 않습니다.
- 특정 라벨의 이용 권한이 없어도 해당 라벨에 분류되어 있는 문서를 공유 받은 경우, 문서 조회가 가능합니다.
- 자세한 라벨 설정 방법에 대한 내용은 아래 링크를 참고부탁드립니다.
(라벨을 만들어 문서 분류하기 > )1. 라벨을 설정할 문서를 선택합니다.
2. 선택 후 상단에 활성화 되는 메뉴 중 [라벨]을 클릭합니다.
3. 문서에 설정할 라벨의 이름을 검색하거나 스크롤 하여 원하는 라벨을 선택 후 [적용]을 클릭합니다.
- 만약, 원하는 라벨이 없는 경우, 하단의 [새 라벨] > 라벨의 이름과 설명 입력 후 라벨을 생성할 수 있습니다.
📌 참고사항
- 역할이 없는 멤버는 홈 화면에서 [역할 요청하기] > [요청 메일 보내기]를 클릭해 역할을 요청할 수 있습니다.
(최고관리자 혹은 멤버 관리 권한이 있는 멤버는 역할 요청 이메일 수신 후 멤버 관리 페이지로 이동하여 역할을 부여합니다.)
- 개인 워크스페이스와 공용 워크스페이스는 자유롭게 이동이 가능합니다.
(단, 공용 워크스페이스에 초대되었다면 개인 워크스페이스에서는 결제 및 서명요청 등의 기능 사용은 불가능합니다.)
- 초대받은 멤버는 자신의 개인 워크스페이스에서 이전에 만든 문서나 템플릿을 확인할 수 있습니다.
[참고링크]1. 멤버 초대 시 초대할 수 없는 이메일 주소인 경우 어떻게 해야하나요?
4. 사인/도장 공유하기