외부문서 일괄 등록 이용방법

📌 핵심 포인트

외부문서 관리 기능은 모두싸인에서 체결되지 않은 종이계약 스캔본 파일, 기타 전자계약 PDF 파일을 모두싸인 내에서 통합 관리할 수 있는 기능입니다. 


- 모두싸인에서 체결되지 않은 외부문서에 대한 법적효력 및 증명은 이용자가 직접 진행해주셔야 합니다.
- 현재 베타 테스트 기간으로, '프리미엄 요금제 이용자' 및 '조직 기능을 사용하는 최고 관리자 계정'만 본 기능을 이용할 수 있습니다.
- 외부문서 단건 등록 방법은 우측 바로가기에서 확인하실 수 있습니다. (단건 등록 메뉴얼 바로가기)


📌 외부문서 일괄 등록하기

1. 모두싸인 로그인 후, 좌측 메뉴에서 [외부문서] 메뉴로 이동합니다.

2. [계약 등록] 버튼 클릭, [여러개 일괄 등록] > [업로드하기] 버튼을 클릭합니다.

외부문서 일괄 업로드 1

3. PC에서 업로드할 문서들이 모여 있는 '최상위 폴더' 선택 및 보관 위치를 확인하신 후, [등록하기] 버튼을 클릭합니다.

- 업로드 전에 아래와 같이 [최상위 폴더 > 하위 폴더 > 문서 파일] 구조로 PC 내 폴더를 분류를 해놓으시면, 최상위 폴더만 클릭하여 하위 폴더 내 문서를 일괄로 업로드 할 수 있습니다.

ex) 2022 모두싸인 연봉 계약서 (최상위 폴더)

└ 홍길동 (하위 폴더)
└ 홍길동_계약서 (파일1)
└ 홍길동_개인정보동의서 (파일2)
└ 홍길동_통장사본 (파일3)

외부문서 일괄 업로드 2

※ 일괄 업로드시 외부문서 계약 제목은 "최상위 폴더명_하위 폴더명" 으로 임의 생성됩니다.


4. 계약 등록 완료 후, 보관 위치로 설정한 폴더에서 계약 정보가 입력되지 않은 상태의 외부문서를 확인할 수 있습니다.

- 폴더 1개당 계약서 및 첨부파일은 최대 2000개까지 추가 가능합니다.

외부문서 일괄 업로드 4

5. 외부문서 목록 상단의 [계약 관리] 버튼 클릭 후, [계약 정보 일괄 업데이트] > [설정용 엑셀 다운로드] > 일괄 업로드한 외부문서가 있는 폴더 선택 > [다운로드] 버튼을 눌러 설정용 엑셀 파일을 다운로드 받습니다. 

외부문서 일괄 업로드 5

6. 다운로드한 설정용 엑셀 파일 실행 후, 업데이트할 계약 정보를 입력합니다.

(1) 계약 정보를 입력합니다.

- 계약 ID / 계약 등록번호 / 저장 폴더는 고정값으로 변경 불가합니다.
- 파란색으로 표시된 계약 정보는 필수 혹은 선택적으로 입력할 수 있습니다.
- 설정용 엑셀 시트 내 빨간색으로 표시된 셀은 필수 입력란입니다.

외부문서 일괄 업로드 6 (엑셀1)

- 계약 제목 : "최상위 폴더명_하위 폴더명" 으로 임의 생성된 계약 제목을 변경할 수 있습니다. 계약 제목은 100자 이하까지 입력 가능한 필수 입력란입니다.
- 계약 유형 : 외부문서 메뉴 > [계약 관리] > 계약 유형 관리에 등록되어 있는 계약 유형 중 1가지 혹은 새로운 계약 유형을 입력합니다.
- 계약 체결일 : 외부문서 계약 체결일을 YYYY-MM-DD 형식으로 입력합니다. (ex. 2022-06-24)

외부문서 일괄 업로드 7 (엑셀 2)

- 시작일 : 외부문서 계약 시작일을 YYYY-MM-DD 형식으로 입력합니다.
(시작일은 종료일보다 이전 날짜로, 종료일은 시작일보다 이후 날짜로 입력합니다.)
- 종료일 : 외부문서 계약 종료일을 YYYY-MM-DD 형식으로 입력합니다. 미입력시, 종료일이 표시되지 않습니다.
- 계약 상태 : 계약 상태를 계약 이행 중 / 계약 종료 / 계약 중단 중 1가지를 필수 선택합니다.
- 계약서 형태 : 외부문서 형태를 종이 계약 / 기타 전자 계약 중 1가지를 필수 선택합니다.
- 계약 만료일 기준 통지일 : 계약 만료일 기준 상대측에게 전달할 자동 연장 통지 일자를 30일 / 60일 / 90일 / 120일 중 1가지를 선택합니다.
별도 통지일이 없는 경우, 입력하지 않으셔도 됩니다.
- 갱신 주기 : 해당 외부문서의 갱신 주기를 1~10년 중 선택합니다.
- 원본 보관 위치 : 기존 종이 계약서 또는 기타 전자 계약서 PDF 보관 위치를 입력합니다.

외부문서 일괄 업로드 8 (엑셀 3)

- 계약 담당자 : 외부문서 계약 또는 실무 관리 담당자를 필수로 입력합니다.
- 국가코드 : 해외(기업 혹은 단체) 체결 문서의 경우, 체결 국가의 국가 코드를 입력합니다. 미입력 시, '대한민국 +82'로 자동 입력 및 업데이트 됩니다.
- 담당자 전화번호 / 이메일 : 담당자의 이메일 혹은 전화번호 중 최소 한 개의 연락처를 필수로 입력합니다. 

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(2) 서명자 정보를 입력합니다.

          - 서명자는 최대 20명까지 설정할 수 있습니다.    
          - 설정용 엑셀 시트 내 빨간색으로 표시된 셀은 필수 입력란입니다.

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- 서명자 주체 : 외부문서 서명자를 개인 / 회사 중 1가지를 선택합니다.
- 서명자 측 : 서명자의 우리측 / 상대측 중 1가지를 선택합니다.
- 서명자 이름 : 서명자 이름을 필수로 입력합니다.
- 회사 이름 : 서명자 주체가 회사일 경우에만 회사 이름을 필수 입력합니다.
(서명자 주체가 개인일 경우, 입력하면 업데이트가 진행되지 않습니다.)
- 국가코드 : 해외(기업 혹은 단체) 체결 문서의 경우, 체결 국가의 국가 코드를 입력합니다. 미입력 시, '대한민국 +82'로 자동 입력 및 업데이트 됩니다.
- 서명자 전화번호 / 이메일 : 서명자의 이메일 혹은 전화번호 중 최소 한 개의 연락처를 필수로 입력합니다. 

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(3) 실무 담당자 정보를 입력합니다.

- 담당자 이름 : 서명자 주체가 회사일 경우에 한해 담당자 이름을 선택 입력합니다. 서명자 주체가 개인일 경우, 입력하면 업데이트가 진행되지 않습니다.
- 국가코드 : 해외(기업 혹은 단체) 체결 문서의 경우, 체결 국가의 국가 코드를 입력합니다. 미입력 시, '대한민국 +82'로 자동 입력 및 업데이트 됩니다.
- 실무 담당자 전화번호 / 이메일 : 담당자의 이메일 혹은 전화번호 중 최소 한 개의 연락처를 필수로 입력합니다. 

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7. 설정용 엑셀 시트 내 선택 및 필수 데이터 입력 및 저장 후, 설정용 엑셀을 업로드합니다.

- [계약 관리] 버튼을 누른 후, 계약 정보 일괄 업데이트 탭에서 [엑셀 업로드]를 클릭합니다.
- 저장된 설정용 엑셀 파일 선택 후, [업로드 하기]버튼을 눌러 업로드를 진행합니다.

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8. [계약 관리] 의 계약 업데이트 내역에서 설정용 엑셀 파일의 업로드 내역을 확인할 수 있습니다.

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9. 설정용 엑셀 파일 업로드 완료 후, 설정한 외부문서 보관 위치에서 일괄 업로드한 외부문서의 계약 정보가 업데이트 된 것을 확인할 수 있습니다.

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10. 일괄 업로드한 외부문서의 개별 수정이 가능합니다.

- [수정하기] 버튼으로 계약 및 서명자 정보를 수정할 수 있습니다.
- 화면 오른쪽 상단의 [추가] 버튼을 통해 계약서 또는 첨부파일을 추가할 수 있습니다.
- 업로드된 계약서 및 첨부파일은 계약서로 설정 / 이름 변경 / 다운로드 / 파일 삭제가 가능합니다.

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📌 참고사항

외부문서 관리 기능 소개 및 단건 등록 방법