조직 관리 기능 소개 및 이용방법

📌 핵심 포인트 

'조직 관리' 기능은 우리 회사의 상황에 맞게 팀을 구성하고, 구성원의 업무 권한 및 문서를 통합 관리할 수 있는 기능입니다.

✔ '트리(Tree) 구조'로 팀을 구성할 수 있습니다.

✔ 각 팀에 소속될 구성원을 초대하고, 팀별로 문서를 관리할 수 있습니다.

✔ 각 구성원의 업무 권한을 통제할 수 있습니다. 

✔ 공용 템플릿을 만들어 우리 팀, 다른 팀과 공유할 수 있습니다.

'조직 관리' 기능은 1개월 무료 이용 기간 및 맞춤형 요금제 이용 시 이용할 수 있습니다.

 

설명 목차

1. 조직 만들기 (바로가기 >)

2. 팀 추가하기 (바로가기 >)

3. 구성원 초대하기 (바로가기 >)

4. 구성원의 역할 및 권한 설정하기 (바로가기 >)

5. 팀 내 공개 폴더 & 비공개 폴더 만들기 (바로가기 >)

6. 문서 메뉴 설명 (바로가기 >)

 

 

📌 조직 만들기

1. 조직 및 모든 계약서를 총괄 관리 및 소유할 계정으로 모두싸인에 가입 및 로그인합니다.
2. 설정 > 조직정보 메뉴로 이동하여 [조직 계정으로 전환하기] 버튼을 클릭합니다.
3. 조직 계정 전환에 대한 안내사항을 확인한 후, [모두 확인했습니다] 버튼을 클릭합니다.

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※ 조직 관리자 계정은 변경이 불가하니,
퇴사 & 담당자 교체 등 변동 사항이 없는 계정을 선정해주세요.
ex. 대표이사 계정 등

4. 우리 회사의 정보를 입력한 후, [조직 계정으로 전환하기] 버튼을 클릭합니다.

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📌 팀 추가하기

1. 설정 > 조직정보 탭으로 이동한 후, 하단의 '팀 정보' 카드를 확인합니다.
2. 생성된 팀 오른쪽에 [+팀 추가] 버튼을 눌러 해당 팀의 하위 팀을 추가합니다.

조직관리-팀 추가

📌 구성원 초대하기

1. 설정 > '구성원 정보' 메뉴로 이동한 후, 하단의 '조직 구성원' 카드에서 [구성원 초대하기] 버튼을 클릭합니다.
2. 구성원으로 초대할 구성원의 이메일을 입력하고, 해당 구성원이 소속될 팀 및 역할을 설정합니다.
3. 모든 정보를 입력했으면, [구성원 초대하기] 버튼을 클릭합니다.

구성원 초대 과정 1※ 하단의 [+추가하기] 버튼을 통해서 여러 구성원을 동시에 초대할 수도 있습니다.
※ 구성원은 한 개의 팀에만 소속됩니다.

4. 메일로 초대장을 받은 구성원은 [초대 수락하러 가기] 버튼을 눌러 조직에 참여할 수 있습니다.

1) 비회원의 경우, [초대 수락하러 가기] 버튼을 누르면 회원가입 페이지로 자동 이동됩니다. (회원의 경우, 로그인 페이지로 자동 이동됩니다.)

구성원 초대 과정 3
2) 회원 가입 절차가 완료되면, 동일한 메일 주소로 인증 메일이 전송되며 메일함에서 [메일 인증하기] 를 클릭합니다.
구성원 초대 과정 4 (3) [메일 인증하기] 버튼을 누르면 모두싸인 로그인 페이지로 이동하며, 이후 [초대 수락하기] 버튼을 누르면 최종적으로 조직 구성원 초대가 완료됩니다.
구성원 초대 과정 5

(4) 조직 가입 이전에 가지고 있던 문서는 설정 > [문서/템플릿 소유권] 이전을 통해 소속된 조직으로 이전이 가능합니다.   

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※ 소유권은 초대받은 '팀'에게 이관되며, 다른 팀 또는 구성원에게 이관될 수 없습니다. 

📌구성원의 역할 및 권한 설정하기

- 역할은 특정 구성원에게 부여할 적절한 권한들만 모아둔 사전 설정값입니다. 구성원들에게 일일이 권한을 설정할 필요 없이, 역할 설정을 통해 한 번에 모든 권한을 부여할 수 있습니다.

(1) 설정 > '역할 정보' 메뉴로 이동한 후, '역할 정보' 카드에서 [+ 새 역할 만들기] 버튼을 클릭합니다.
(2) 새 창이 나타나면, 역할 이름, 역할 설명, 그리고 해당 역할을 가진 구성원에게 부여할 적절한 권한들을 선택한 후, [역할 만들기] 버튼을 클릭합니다.

 

< 예시 : 영업팀 구성원들에게 부여할 '영업사원 역할' 만들기 >

📌팀 내 공개 폴더 & 비공개 폴더 만들기 (문서 분류, 관리)

1. 팀 내 공용 폴더 또는 비공개 폴더를 만들어서 문서를 분류 및 관리할 수 있습니다.

2. 비공개 폴더로 분류된 문서들은 접근 권한이 부여된 구성원만 (또는 '모든 폴더보기' 권한을 가진 구성원) 확인할 수 있습니다.

(1) [문서] 메뉴로 이동한 후, 상단의 [모든 폴더 모아보기] 버튼을 클릭합니다.
(2) '팀 공개 폴더 추가' 또는 '비공개 폴더 추가'를 클릭하여 폴더를 만들 수 있습니다.

팀 비공개 폴더 생성

※ 팀을 만들면 '기본 폴더'가 자동으로 추가되며, 수정하거나 삭제할 수 없습니다.


(3) 비공개 폴더는 접근 가능한 구성원들을 선택할 수 있으며, 해당 구성원들은 폴더 내의 문서들을 확인할 수 있습니다.
(이 외
'모든 폴더보기' 권한을 가진 구성원도 비공개 폴더의 문서를 확인할 수 있습니다.) 

팀 비공개 폴더 생성2

📌문서 화면 설명

1. 문서 : '내가 볼 수 있는' [현재 팀]의 모든 문서를 확인할 수 있습니다.
2. 템플릿 : [현재 팀]의 템플릿을 확인할 수 있습니다. 
3. 다른 팀 보기 : 해당 버튼으로 최고 관리자는 모든 팀의 문서를 확인 할 수 있으며, 구성원은 자신이 속한 팀과 하위 팀의 문서만 확인할 수 있습니다.
4. 내 담당 문서만 보기 :  '내가 서명요청하거나 서명한' [조직]의 모든 문서를 확인할 수 있습니다.

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📌 참고사항

1. 내 문서함에서 동일한 문서가 중복으로 조회됩니다.

2.  구성원의 역할 및 권한 설정하기

3. 팀 템플릿을 다른 팀에게 공유할 수 있나요?